Kunstverein Galerie-Werkstatt Bayer Dormagen e. V.

Datenschutzrichtlinie

Präambel
Der Kunstverein Galerie-Werkstatt Bayer Dormagen e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten, z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Kunstbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzrichtlinie.

Bei allen folgenden Personen- und Funktionsbezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter.

§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Mitarbeitern und Teilnehmern an Seminaren und Ausstellungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die aktuellen gesetzlichen Vorschriften und diese Datenschutzrichtlinie durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten
1.   Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der  Mitglieder:

   • Vorname
   • Nachname
   • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ,  Wohnort)
   • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
   • Geburtsdatum
   • Bankverbindung
   • Datum des Vereinsbeitritts
   • Ggf. Datum der Kündigung, Datum des Austritts (bis zum Austritt)
   • Zugehörigkeit zu einem Fachbereich
   • Ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Partnerbeitrag

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

2.   Die personenbezogenen Daten werden für  die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und spätestens ein Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. Darüber hinaus  werden Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht.

3.   Bestimmte Datenkategorien werden zum  Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einem Fachbereich, besondere künstlerische Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von künstlerischen Ereignissen und Erfolgen zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, falls dem nicht gesetzliche Regelungen entgegenstehen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.   Der Verein informiert die Tagespresse über künstlerische Aktivitäten wie Ausstellungen, Seminare usw. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins

veröffentlicht. Dabei kann es auch zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten einzelner Mitglieder kommen. 

2.  Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt prinzipiell ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Ohne Einwilligung dürfen zur Schau gestellt werden:

  • Bilder zur Zeitgeschichte
  • Bilder, in denen Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen
  • Bilder von Versammlungen, Aufzügen, usw.
  • Bilder, deren Veröffentlichung einem höheren Interesse der Kunst dient (Beispiel: Vernissage)

3.   Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

4.   Auf der Internetseite des Vereins werden die folgenden Daten der Mitglieder des erweiterten Vorstands veröffentlicht: Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und
Telefonnummer.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
1.    Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der gesetzliche Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Sachgebiet „Mitgliederverwaltung“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Richtlinie nicht etwas Abweichendes regelt.

2.   Der Sachgebietsleiter für die Mitgliederverwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1.   Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Fachbereichsleitern, Sachgebietsleitern, Seminarleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2.   Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung
von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Kunstverein Galerie-Werkstatt Bayer Dormagen e. V. Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als einesolche Herausgabe.

3.   Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Sachgebietsleiter für die Mitgliederverwaltung eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
1.   Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein funktionsbezogen vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die für Mitteilungen an den Verein zu nutzen sind.
2.   Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die miteinander nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail stehen und deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
1.   Alle Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitgliederdes Vorstands, Fachbereichsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit  personenbezogenen Daten zu verpflichten.
2.   Alle Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Datenweitergabe ist
untersagt.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1.   Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet liegt in der Zuständigkeit des Sachgebietsleiters für die Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen am Internetauftritt dürfen
ausschließlich durch den Sachgebietsleiter Öffentlichkeitsarbeit, den geschäftsführenden Vorstand und dem Webmaster vorgenommen werden.

2.   Der Sachgebietsleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Inkrafttreten
Diese Datenschutzrichtlinie wurde durch den geschäftsführenden Vorstand des Vereins am März 2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Datenschutzbeauftragter des Kunstvereins: Hans Weber, E-Mail:  datenschutz@kunstverein-dormagen.de